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Cómo implementar exitosamente las nuevas Medidas Económicas con un ERP

Ofisis señaló que mediante la implementación de Soluciones de Gestión Empresarial, las empresas podrán asimilar fácilmente los cambios legales vigentes desde enero.

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Las buenas ideas no bastan para conseguir el éxito



Por: Wilder Rojas

Comunicación y Ley
06-AGO-2005 00:00 hrs

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Por: Fabio Sambugaro (*) Para un Equilibrio entre el Intercambio de documentos y la Seguridad Corporativa Conforme las amenazas a la información comercial se elevan, los profesionales de Comunicaciones y Legal buscan tener más control sobre quién puede tener acceso a los documentos Hoy más que nunca, los riesgos para la información corporativa son mayores. Con sólo oprimir un botón, los planes de comunicación e información sobre el desarrollo de productos pueden hacerse públicos a una audiencia global en segundos. El culpable podría ser un empleado inconforme o podría ser que, por error, un ejecutivo no escriba correctamente una dirección de correo electrónico y envíe archivos confidenciales a la persona equivocada. No importa cómo suceda, las brechas de seguridad de la información le están costando mucho a las compañías en términos de una imagen corporativa dañada, pérdida de ingresos y calendarios de desarrollo de producto no cumplidos. El incremento de las amenazas a la información hace que los profesionales de Comunicaciones y Legal tengan que repensar cómo se entrega la información, quién tiene el potencial para recibirla y qué pasos se pueden tomar para evitar el acceso no autorizado a los materiales. La proliferación del correo electrónico y la Web se han agregado al reto debido a que los documentos digitales ahora pueden viajar alrededor del mundo en menos tiempo del que toma introducir la misma información impresa dentro de un sobre. Por suerte, varios proveedores de soluciones y profesionales de negocios están respondiendo a la necesidad de asegurar y controlar el intercambio de información. Las tecnologías para hacer redes seguras y autenticar usuarios abundan, al tiempo que los gerentes IT y otros especialistas en seguridad están colaborando con los gerentes departamentales para encontrar políticas y aplicaciones fáciles de ejecutar que mantengan los documentos y la información fluyendo hacia la gente correcta en el momento correcto. Compartir públicamente información privada Los empleados de Comunicaciones a menudo tienen el privilegio de ser los primeros en conocer información confidencial de la compañía. Sin embargo, esto tiene sus propios retos. Por lo menos, generar las comunicaciones implica generalmente un esfuerzo de equipo, con empleados trabajando con varios ejecutivos y otros especialistas de contenido. Conforme se incrementa el número de gente que aporta ideas y revisa los materiales, también se elevan los problemas legales potenciales y las amenazas a la seguridad de la información. Resulta igual de desafiante ayudar a asegurar que las comunicaciones delicadas y de uso interno conserven su confidencialidad después de darlas a conocer a los empleados. Según John Landwehr, director de soluciones y estrategia de seguridad de Adobe, “no hay una constante en los diferentes modelos de negocio para asegurar la información. A menudo las compañías dedican enormes recursos a asegurar los sistemas que almacenan los datos del negocio pero poco hacen para proteger los documentos que pueden contener la misma información confidencial, o incluso un nivel mayor de confidencialidad”. La realidad es que cualquier estrategia para proteger la información corporativa y mejorar los procesos de Comunicaciones tiene que resolver también la seguridad al nivel de documentos, además de la seguridad de la red. Sin ella, los documentos pueden compartirse y copiarse a voluntad, abriendo las posibilidades de que la información privada termine en sitios Web públicos. Proteger los procesos de documentos Adobe tiene soluciones para ayudar en la creación, colaboración y distribución seguras de documentos. Desde evitar que los receptores hagan cambios no deseados al contenido de los documentos hasta restringir quién puede abrir documentos y cuánto tiempo pueden tener acceso a ellos, la funcionalidad del software Adobe Acrobat Professional y el software Adobe LiveCycle está siendo utilizada por profesionales de las áreas Legal y de Comunicaciones en todo el mundo. Las soluciones de Adobe se integran fácilmente con los procesos y tecnologías existentes y le permiten al personal distribuir materiales como archivos Adobe Portable Document Format (PDF) seguros e independientes de plataformas y aplicaciones. Un punto central para satisfacer la necesidad de asegurar documentos es establecer primero el tipo de seguridad y controles asociados con cada documento. Como comenta Landwehr, “es vital implementar un mecanismo que el personal pueda seguir fácilmente, no sólo algunos especialistas en seguridad IT. Esto es porque las estrategias de seguridad de documentos exitosas dependen de que los empleados las sigan. Si las soluciones de seguridad están disponibles para muy pocos empleados o son muy complicadas, el personal continuará enviando documentos inseguros”. El objetivo de cualquier estrategia es entonces encontrar una solución que satisfaga las necesidades comerciales, al tiempo de reconocer la realidad de cómo trabaja la gente. * Gerente Corporativo para Brasil, Adobe Systems
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